他部署の人たちを巻き込む
働きやすい職場を作り、会社全体を変えていきたい場合は他部署の人たちを巻き込むようにしましょう。
他部署の人たちを巻き込んで職場改革をするメリットは、業務効率化と社員の団結による2点です。
Win-Winの関係を目指そう
他部署を巻き込めば、自分の部署の業務負担を軽減できるケースがあります。
たとえば営業職が行っている事務作業の一部を事務員が行うようにする。もしくは事務員のサポートを受けられれば業務負担が減ります。
しかし、一方的に事務員の仕事負担が増えるだけの状況であれば交渉が上手くいく可能性は低く、部署同士の関係が悪化するでしょう。
営業職の負担が大きいのが明白でも、長年その方法で仕事をしていた環境なら受け入れてもらうのが困難です。
他部署の人たちの協力を得たい場合は、仕事を押しつけるだけではなく、何かをやってもらう変わりに何かを手伝うように提案するとよいでしょう。
双方の問題点を整理して仕事を振り分けることができれば、会社全体の業務効率が改善してWin-Winの関係になります。
部署間のわだかまり
会社という組織は部署ごとに方針や優先順位が違うものです。
こうした部署間のわだかまりから、正論をぶつけても協力を得られないシーンが多く見られます。
思うように組織改革が進まないものですが、双方にとって効率化へ繋がるWin-Winの関係ができる提案なら複数の部署を統括する上層部に動いてもらうことが可能です。
他部署の人たちにもメリットを得られる改善案を作り、直接交渉してダメだった場合は上層部･経営陣に提案してみるとよいでしょう。
これまでの経緯を確認する
現場レベルのスタッフから見て明らかに現在の方式は非効率。
他部署の協力があれば効率化できる問題点があった場合、何かしらの理由で他部署の協力を得られていない可能性が高いです。
よくあるパターンは過去に協力をして弊害が発生した場合や、現場レベルのスタッフが気づけないデメリットが生じる状況です。
他部署の人たちを巻き込んだ提案をする場合、なぜ今まで協力や業務効率化ができなかったのか原因をしっかり整理してください。
原因を理解せずに提案をすれば、他部署の人の信頼を失って今後の協力がより困難な状況へ陥ってしまいます。
これまで協力できなかった原因をしっかり考えるとともに、まずは同じ部署の上司やベテランスタッフへ相談してみるとよいでしょう。
経験が浅いスタッフほど、単独で他部署の人たちを巻き込もうとするリスクが大きいです。
まずは自分の部署の中で提案内容を煮詰めることから始めてください。
交渉は人数が多いほど有利
- 残業が多い
- 休日が少ない
- 社員の自腹負担が多い
- 会社が儲かっているのに給料が低い
- ハラスメント問題
- 産休、育休、有休を取れない
- サービス提供にあたってコンプライアンスの問題がある
- 業務負担軽減に繋がるシステムを導入してもらいたい
こうした職場環境改善に向けて経営者や上層部へ提案･交渉をする際は、より多くの賛同者がいるほど有利です。
他部署の人たちを巻き込んで、他の部署も同じ意見を持っていることを伝えられれば、要望が通りやすくなりますよ。
ただし、会社は他部署の人たちを蹴落として自分だけ出世しようとする人間が複数いるものです。
同じ悩みを持っていても、他部署の人たちは本音を言ってくれないケースが多いので注意しましょう。
何かの交渉をする際だけ協力を求めるのではなく、普段から他部署の人たちとコミュニケーションを取ることが重要になります。
異なる部署の人たちがお互いに信頼している。この前提条件がないと他部署の人たちを巻き込んで会社を変えていくことは困難です。